Erste Schritte mit Business Process Management

 

In jedem Unternehmen gibt es häufig wiederkehrende Abläufe, die immer nach dem gleichen oder ähnlichen Muster durchgeführt werden. Beispiele dafür sind die Bearbeitung eines Urlaubsantrags oder die Buchung einer Reise in einem Reisebüro. Das Business Process Management (BPM) stellt verschiedene Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Verfügung, um diese Abläufe zu verbessern. BPM wird inzwischen in verschiedenen Branchen aktiv betrieben. Der hauptsächliche Gewinn liegt dabei in der zeit- und kosteneffizienteren Bewältigung der Abläufe.Im Versicherungs- und Finanzsektor trägt BPM in vielen Unternehmen bereits dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen. Leider gibt es allerdings keine allgemeingültige Anleitung für die Anwendung von BPM in der Praxis. Die Ansätze reichen vom trivialen Aufmalen von Prozessmodellen mit Papier und Bleistift bis zum Einsatz einer kompletten und hochintegrierten BPM-Umgebung. Nicht jede Umsetzung ist dabei für jeden Anwendungsfall geeignet. Ein Überblick über Umsetzungsmöglichkeiten für BPM soll im Folgenden die wesentlichen Eckpunkte verschiedener Alternativen aufzeigen.

Ziel der Modellierung von Prozessen ist das Erstellen eines Prozessmodells. Ein Prozessmodell stellt dabei einen Ablauf in einer häufig idealisierten Form dar. Es bietet somit einen Überblick bezüglich dieses Ablaufes für alle Beteiligten. Die idealisierte Form deckt bereits bereits die mehrfache Durchführung von Aufgaben auf. Dies ermöglicht eine Behebung des Ist-Zustands, falls diese Mehrfachdurchführung ungewollt stattfindet. Weiterhin legt ein Prozessmodell Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Teilaufgaben in einem Ablauf fest. Für die inhaltlich korrekte Erstellung eines Prozessmodells ist es wichtig, dass die Beteiligten eines Ablaufs die Inhalte des Prozessmodells verstehen. Nur die Prozessbeteiligten können entscheiden, ob ein Prozessmodell inhaltlich korrekt ist.

Prozessmodelle werden inzwischen meist mit Unterstützung durch Software erstellt. Dabei muss prinzipiell zwischen einer Zeichensoftware und einer Modellierungssoftware unterschieden werden. Eine Zeichensoftware wäre beispielsweise Powerpoint. Darin kann man auf einer Folie verschiedenste Zeichenformen so kombinieren, dass ein Prozessmodell entsteht. Natürlich muss man sich dafür vorher intern auf eine Bedeutung für jede Form verständigen. In einer  Modellierungssoftware wird eine vordefinierte Modellierungssprache verwendet. Diese definiert bestimmte Zeichenformen oder Konstrukte und weist jedem Konstrukt eine bestimmte Bedeutung zu. Eine sehr bekannte Notation für Prozessmodelle ist der Standard Business Process Modeling Notation (BPMN). In diesem Standard werden verschiedene Konstrukte für die Erstellung von Prozessmodellen zusammen mit ihrer Bedeutung definiert. Dies  erleichtert die gemeinsame Arbeit an Prozessmodellen über Abteilungen oder Unternehmen hinweg. Beispiele für eine BPMN-Modellierungssoftware sind der ActiveVOS Designer oder der Visual Architect von Visual Paradigm.

Je nach Anwendungsfall reicht manchmal die Modellierung von Prozessen zur sinnvollen Umsetzung von BPM aus. Ein Prozessmodell kann ausgedruckt und als Poster an die Wand gehängt werden. Es erfüllt sein Ziel, indem es übersichtlich den Ablauf darstellt und die Teilaufgaben bestimmten Verantwortlichen zuteilt. In vielen Anwendungsfällen macht es aber zusätzlich Sinn, die Durchführung eines Ablaufs IT-technisch zu unterstützen. Eine solche Unterstützung wird als Ausführung eines Prozesses bezeichnet.

Die Ausführung eines Prozesses soll die Durchführung des modellierten Ablaufs beschleunigen, Versäumnissen vorbeugen und die Beteiligten entlasten. Dazu wird bei einer Ausführung jeder Beteiligte automatisiert auf diejenigen Teilaufgaben hingewiesen, welche von ihm durchzuführen sind. Weiterhin wird er durch das ausführende System proaktiv mit möglichst allen Informationen versorgt, welche er zur Durchführung seiner Aufgabe benötigt. So könnte beispielsweise ein Dokument mitgeliefert werden, zu welchem ein Mitarbeiter eine Zusammenfassung erstellen soll.

Auf welche Weise ein modellierter Prozess in eine ausführbare Form überführt wird, hängt stark von der verwendeten Software ab. Wurde zur Modellierung eine reine Modellierungssoftware verwendet, so müssen die Prozessmodelle per Hand von Programmierern in ausführbaren Programmcode umgesetzt werden. Insbesondere integrierte BPM-Softwareumgebungen wie ActiveVOS oder Intalio BPM bieten aber die direkte Überführung eines grafischen Prozessmodells in eine ausführbare Form automatisiert an. Auch die direkte Unterstützung der Ausführung ist Bestandteil dieser BPM-Softwareumgebungen.

Analog zur Modellierung existieren auch für die Ausführung verschiedene Standards wie die Business Process Execution Language (BPEL), BPEL4People oder WS-Human Tasks. Diese Standards definieren eine Sprache und Schnittstellen, in welcher ausführbare Prozessbeschreibungen formuliert werden. Der Vorteil der Verwendung von offenen Standards liegt hierbei insbesondere in der Herstellerunabhängigkeit. Ein BPEL-Prozess kann beispielsweise auf verschiedenen BPEL-Engines ausgeführt werden und verhält sich immer gleich.

Durch die Ausführung von Prozessen werden über eine BPM-Softwareumgebung verschiedene Daten gesammelt, welche zur Informationsgewinnung ausgewertet werden können. Diese Auswertungen können in Standardreports und benutzerdefinierte Reports untergliedert werden. Standardreports betreffen Kennzahlen, welche unabhängig von den Inhalten eines Prozessmodells ausgewertet können. Ein Beispiel dafür ist durchschnittliche Laufzeit von Prozessen. Benutzerdefinierte Reports eröffnen die Möglichkeit, Auswertungen direkt mit dem Inhalt eines Prozessmodells zu verknüpfen. An einem Prozess zur Bearbeitung von Kreditanfragen kann beispielsweise analysiert werden, welcher Prozentsatz von Krediten gewährt wurde. In fortgeschrittenen BPM-Softwareumgebungen können derartige Analysen sogar in Echtzeit stattfinden.

Bei richtiger Anwendung und Umsetzung bietet BPM viele Möglichkeiten und Chancen. Um diese Chancen wahrnehmen zu können, ist allerdings die Wahl der richtigen Umsetzung entscheidend. Faktoren, welche die Wahl beeinflussen, sind beispielsweise die Branche, die informatiktechnische Umgebung und die organisatorischen Strukturen. Dies bedingt eine sorgfältige Umgebungsanalyse durch Experten, bevor mit der Umsetzung von BPM begonnen werden sollte. Nur so kann aus der Einführung von BPM eine Erfolgsgeschichte werden.